Benutzeranleitung

Smart Swiss QR-Bill

X min gelesen

Beispiel H2

Beispiel H3

Beispiel H4

Beispiel H5

Smart Swiss QR-Bill ANLEITUNGEN

‍

Am besten verwenden Sie die App in den Webbrowsern Chrome oder Safari.

‍

Tabellen

Invoices
Erstellen Sie Rechnungen mit beliebig vielen Bestellzeilen. Fügen Sie den Kontakt des Mitarbeiters, das Fälligkeitsdatum und weitere Felder hinzu
Orders
Erstellen Sie Bestellzeilen mit einem optionalen Datum für die Abteilungen
Quotes
Erstellen Sie Angebote und wandeln Sie sie in Rechnungen um, wenn Ihr Kunde sie akzeptiert hat
QR-Slips
Wo Sie Ihre QR-Slips herstellen und aufbewahren
Company
Wo Sie die Daten Ihres Unternehmens (IBAN oder QR-IBAN) validieren und "leere" QR-Slips erzeugen
Clients
Wo Sie die Kontaktdaten Ihrer Kunden verwalten
Products
Wo Sie alle Ihre Produkte und Dienstleistungen an einem Ort verwalten
Configuration
Wo Ihre Anmeldeinformationen gespeichert werden (diese Tabelle wird automatisch konfiguriert und mit Ihrem aktiven Abonnement verknüpft)
VAT
Aktualisieren Sie jeden Mehrwertsteuersatz
Discounts
Erstellen Sie prozentuale Rabatte oder Festpreisrabatte

‍

Ansichten (Views)

Anheften der Ansicht

eine Ansichtsanimation auswählen — Jede Tabelle ist mit einer bestimmten Anzahl von Ansichten vorkonfiguriert, um Ihren Arbeitsablauf zu erleichtern.
Die Ansichten befinden sich in der oberen linken Ecke, direkt unter der Zeile, die die Tabellen enthält.

wie man eine Ansichtsanimation anheftet — Wir empfehlen Ihnen, die Ansichten anzuheften. Klicken Sie dazu auf eine Ansicht und dann auf die Anstecknadel. Das Menü Ihrer Ansicht bleibt dann auf der linken Seite Ihrer Tabelle sichtbar.

Beispiel

Die Tabelle Invoices hat beispielsweise vier Ansichten: NEW (neu), Invoices by Client (Rechnungen nach Kunden), Invoices by Status (Rechnungen nach Status), Default View (Standardansicht).

Verwenden Sie die Ansicht NEW, um eine neue Rechnung zu erstellen.

Verwenden Sie die Ansicht Invoices by Client, um alle Rechnungen zu sehen, die mit jedem Ihrer Kunden verknüpft sind.

Verwenden Sie die Ansicht Invoices by Status, um alle Rechnungen nach Status (Quote, Due oder Paid) zu sehen.

Für jede Tabelle haben Sie die default View Ansicht, diese Ansicht enthält alle unsortierten Daten, und Sie müssen in Ihrem Workflow nicht auf diese Ansicht zugreifen.

Anpassen einer Ansicht

Ihr Produkt ist flexibel, wenn Sie eine Ansicht anpassen möchten, empfehlen wir Ihnen, eine neue Ansicht zu erstellen und diese anzupassen. Sie können auch Ordner erstellen, um Ihre Ansichten zu verwalten.

‍

1. Einrichtung der Tabelle “Company"

Logo
Wir haben eine png-Vorlage zu Ihrer Information beigefügt; bitte laden Sie Ihr Logo in der gleichen Größe und mit transparentem Hintergrund hoch.
Adresse
Bitte geben Sie die Hausnummer nach der Straße ein, etwa so:
Lake Street 17 (nicht 17 Lake Street)
IBAN
Verwenden Sie entweder die IBAN Ihres Unternehmens oder die QR-IBAN. Geben Sie Ihre IBAN oder QR-IBAN ohne Leerzeichen wie folgt ein: CH333000077770000007777 das System überprüft automatisch, welche Art von IBAN Sie verwenden und passt den Typ des QR-Bills entsprechend an (Typ QRR oder SCOR).
UID
Geben Sie Ihre Schweizer UID-Nummer wie vorgeschrieben ein. Verwenden Sie das folgende Format "123456789" (9 aneinandergereihte Ziffern). Ihre Mehrwertsteuernummer wird entsprechend der Hauptsprache, die Sie in der Tabelle "Company" auswählen, generiert.
isVAT (Checkbox)
Ihre Mehrwertsteuernummer in der Kopfzeile Ihrer Dokumente anzeigen (angekreuzt) oder ausblenden (nicht angekreuzt).

‍

Schaltfläche "Validieren

Nachdem Sie alle oben genannten Informationen eingegeben haben, klicken Sie bitte auf den Button"Validate".

Unternehmensanimation validieren — Wenn alles in Ordnung ist, wird Ihr "Leerer QR-Bill Rechnungsbeleg" in den vier Sprachen erstellt. Öffnen, drucken, senden oder laden Sie sie für die Spalte " Documents " herunter.

2. MwSt. & Ermäßigungen Tabelleneinrichtung

VAT & Rate
In der Tabelle Mehrwertsteuer können Sie Mehrwertsteuersätze erstellen oder aktualisieren
Name Discount
Wählen Sie eine Beschreibung aus oder erstellen Sie eine neue. Diese Beschreibungen werden in Ihren Rechnungen erscheinen
Perc Discount
Wenn Ihr Rabatt ein Prozentsatz ist, füllen Sie diese Zelle aus und lassen Sie den festen Rabatt leer
Fixed Discount
Wenn Ihr Rabatt ein fester Rabatt ist, füllen Sie diese Zelle aus und lassen Sie den prozentualen Rabatt leer

Einen neuen Rabatt erstellen

eine Rabattanimation erstellen — Um einen neuen Rabatt zu erstellen, klicken Sie auf das “+" Zeichen in der ersten Spalte, wählen oder erstellen Sie dann einen neuen Rabattnamen und füllen Sie die entsprechende Zelle aus, wenn Ihr Rabatt ein Prozentsatz oder ein Festpreis ist

3. Konfiguration der Tabelle Clients

Adresse
Bitte geben Sie die Gebäudenummer nach der Straße ein, etwa so:
Lake Street 17 (nicht 17 Lake Street)
Language
Wählen Sie "EN", "DE", "FR" oder "IT", um die QR-Bill in der Sprache Ihres Kunden zu erstellen!
Die Sprachoption ist mit Ihrem Kunden verknüpft.
Smart, nicht? Ihr Kunde erhält Ihre Dokumente in seiner Landessprache.

‍

Importieren von Kundendaten

Das Importieren der Daten Ihres Kunden in die Tabelle ist einfach. Verwenden Sie die Excel-Vorlage, die Sie von uns per E-Mail erhalten haben, um die Kontaktdaten Ihres Kunden zu kopieren.

Importieren einer Excel-Datei in die Animation einer Kundentabelle — Sobald Sie die Datei vorbereitet haben, verwenden Sie das Kontextmenü der Tabelle "Clients", um Ihre Daten zu importieren.

4. Einrichtung der Tabelle Products

Name
Geben Sie den Namen Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung ein. Dieses Feld wird in den Bestellzeilen Ihrer Angebote oder Rechnungen verwendet.
Units & Type
Geben Sie die Einheit und den Typ ein. Das Feld für die Einheit wird in Ihren Rechnungen erscheinen.
Price
Geben Sie den Preis für Ihr Produkt ein. Wenn der Preis die Mehrwertsteuer enthält, wählen Sie "TTC" in der Spalte PriceType. Wenn es sich um einen Preis ohne Mehrwertsteuer handelt, wählen Sie in der Spalte Preistyp "HT".
PriceType & VAT
Wählen Sie "HT" oder "TTC" und wählen Sie den Mehrwertsteuersatz für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung.

‍

Ein neues Produkt erstellen

Um ein neues Produkt anzulegen, klicken Sie auf das "+"-Zeichen in der ersten Zeile und füllen Sie alle orangefarbenen Zellen aus (orange bedeutet erforderlich): Geben Sie den Namen ein, geben Sie einen Preis ein und wählen Sie die Preisart und die Mehrwertsteuer aus.

eine neue Produktanimation erstellen — Sie können auch eine Einheit oder einen Typ auswählen oder erstellen oder ein Bild in der Bildspalte hochladen (optionale Felder, nicht erforderlich für die Erstellung von Rechnungen)

Importieren von Produktdaten

Das Importieren der Daten Ihrer Produkte in die Tabelle ist einfach. Verwenden Sie die Excel-Vorlage, die Sie von uns per E-Mail erhalten haben, um die Kontaktdaten Ihres Kunden zu kopieren. Sie können auch die Ansicht "PRODUKTE EINGEBEN (Alle Infos)" verwenden, um beschreibende Produktfelder wie Produkt-Barcode, Farben, Stil, SKU auszufüllen und sogar Aktionspreise zu definieren, die Sie mit einem Kontrollkästchen aktivieren können.

‍

5. Tabelle Orders: Erstellen Sie Ihre Auftragszeilen

Erstellen Sie Ihre Auftragszeilen

‍

Bevor Sie eine Rechnung oder einen Kostenvoranschlag erstellen, legen Sie immer zuerst Ihre Auftragszeilen an.
Gehen Sie zur Tabelle Aufträge und wählen Sie die Ansicht " NEW ".

eine neue Auftragsanimation erstellen — Diese Ansicht sollte leer sein, wenn Sie noch keine Auftragszeilen erstellt haben. Klicken Sie auf das "+"-Zeichen in der ersten Zeile der Tabelle: Es wird eine neue Zeile hinzugefügt. Schließen Sie das sich öffnende Fenster "Zeilendetails", da es dann einfacher ist, die Daten aus dem Raster einzugeben.

Animation zum Ausfüllen einer Bestellung — Füllen Sie alle orangefarbenen Zellen aus: Doppelklicken Sie auf die Zelle " Products ", um das Produkt oder die Dienstleistung auszuwählen, geben Sie die Menge der Bestellung in "Quantity" ein und geben Sie den optionalen Rabatt ein, indem Sie auf die Zelle "Select Discount" doppelklicken. Sie können auch das entsprechende Datum eingeben, wenn Sie eine Auftragszeile für eine Dienstleistung erstellen. Wenn Sie das Feld ausfüllen, ändert sich die Farbe von orange zu hellgrau. Wiederholen Sie diesen Vorgang so oft wie nötig.

‍

6. Tabelle Invoices

Erstellen Sie Ihre Rechnungsdokumente mit dem QR-Bill Einzahlungsschein in 4 Sprachen (die Sprache des Dokuments hängt von der Sprache ab, die dem Kunden in der Tabelle Clients zugeordnet ist)
Gehen Sie zur Tabelle Rechnungen und wählen Sie die Ansicht " NEW ".

‍

eine neue Rechnungsanimation erstellen — Diese Ansicht sollte leer sein, wenn Sie noch keine Rechnungen erstellt haben. Klicken Sie auf das "+"-Zeichen in der ersten Zeile der Tabelle: Es wird eine neue Zeile hinzugefügt. Schließen Sie bitte das Fenster "Zeilendetails", das sich daraufhin öffnet, da es einfacher ist, die Daten aus dem Raster einzugeben.

die Daten der Rechnungsanimation füllen — Füllen Sie alle orangefarbenen Zellen aus: Ändern Sie das Fälligkeitsdatum, doppelklicken Sie in die Zelle " Clients ", um die Adresse des Schuldners auszuwählen, und doppelklicken Sie in die Zelle " Orders ", um alle Auftragszeilen auszuwählen, die Sie im vorherigen Schritt erstellt haben. Wenn Sie das Feld ausfüllen, ändert sich die Farbe von orange zu hellgrau. Sie können auch optionale Felder ausfüllen, z. B. den Namen des Ansprechpartners, die Kontakt-E-Mail, eine interne Referenz oder zusätzliche Informationen. Diese Daten werden auf Ihrer Rechnung und Ihrem Einzahlungsbeleg erscheinen, wenn sie ausgefüllt sind. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "**Create**", um das Dokument zu erstellen. Sie sehen die Meldung “Swiss QR Invoice created", ein PDF-Dokument und das erstellte und gespeicherte QR-Code-Bild in der Spalte Dokument.

AdditionalInfo-Feld

Sie können bis zu vier Zeilen eingeben. Sie können sogar einen Standardwert festlegen; dieses Feld wird dann mit den verschiedenen Referenztiteln für Ihre Rechnungen vorausgefüllt.

‍

Die verwendete Auftragszeile verschwindet aus der Ansicht "NEW" der Auftragstabelle.

Wenn Sie eine Auftragszeile aus den Aufträgen verwenden, die Sie im vorherigen Schritt (5. Tabelle Orders: Erstellen Sie Ihre Auftragszeilen) erstellt haben, verschwindet die verwendete Auftragszeile aus der Ansicht " NEW " der Tabelle Orders.

‍

Verified Checkbox

Klicken Sie einfach auf das pdf-Symbol, um das Dokument zu öffnen. Sie können es öffnen, drucken, versenden oder herunterladen. Nach der Überprüfung können Sie auf das Kontrollkästchen " Verified " klicken, und Ihr Rechnungsdokument wird archiviert und von der Ansicht " NEW " in die anderen Ansichten verschoben.

Verifiziertes Merkmal Animation — Wenn Sie das Kontrollkästchen " Verified" aktivieren, wird auch der Status "Due" in der Spalte Status hinzugefügt. Sie können diese Funktion in Ihrem Arbeitsprozess nutzen: Verwenden Sie die Ansicht " Invoices by Status" (Rechnungen nach Status), um alle fälligen QR-Rechnungen zu sehen und ihren Status in "Paid" (bezahlt) zu ändern, wenn Ihr Kunde bezahlt hat (Sie können auch das Zahlungsdatum zum Datensatz hinzufügen).

7. Zitate & QR-Slips Tabellen

‍Sobald Sie wissen, wie Sie ein Rechnungsdokument erstellen, können Sie denselben Arbeitsablauf auch für die Erstellung von Angeboten oder QR-Bills verwenden.
Klicken Sie auf das "+"-Zeichen in der ersten Zeile der Tabelle: Es wird eine neue Zeile hinzugefügt.
"Zeilendetails", das sich daraufhin öffnet, da es einfacher ist, die Daten aus dem Raster auszufüllen.

‍